CAPÍTULO PRIMERO.- La comunicación, exposiciones y auditorios.

1.1  La comunicación

Tal parece que en condiciones normales de salud mental y física cualquier ser humano es capaz de comunicarse con sus semejantes a través de diversos medios, como son el lenguaje de los getos, los sonidos, los signos, las señales, las imágenes, las palabras escritas, y la articulación de palabras mediante la voz, apoyándose además en las nuevas tecnologías de la información y de la educación, así como en los medios de difusión social.

Partamos entonces del principio básico de la comunicación, es decir, de la propuesta del ilustre filósofo griego Aristóteles, que vivió en el siglo IV antes de Cristo, y quien dispone en su obra “La Retórica” que se requieren tres elementos para comunicarnos: un emisor, un mensaje, y un receptor. Dicho mensaje busca siempre persuadir al receptor. Por extensión, y adaptándolo a nuestros días, este modelo significaría la existencia de al menos cuatro tiempos de interactividad entre los actores, los cuales tendrían el siguiente orden:

-Primer tiempo: Uno de los actores emite un mensaje preparado previamente.

-Segundo tiempo: El mensaje lleva un contenido organizado y una intención.      

-Tercer tiempo: El receptor capta el mensaje, lo analiza, y se dispone a responder al emisor con otro mensaje claro.                                                                           

-Cuarto tiempo: El receptor responde al mensaje enviado por el emisor. Ahora el receptor se transforma en emisor.

En estos cuatro momentos se ejerce una clara intención de los actores por convencer, persuadir, informar, disuadir, entretener, educar, orientar, ya sea de manera muy consciente o no tanto. Para ello van a usar datos, argumentos veraces y/o falsos (evitarlos), dramatización, y lo que este a su alcance para influirse mutuamente, esperando cambios de actitudes y de conductas. La afinidad en empatía, experiencia, cultura y educación, facilitan la comunicación.

A esta relación de interacciones entre emisor y receptor, el notable investigador David Kenneth Berlo (1965), la denomina “proceso de la comunicación”. Este concepto hace referencia a que la comunicación generalmente no puede interrumpirse, puesto que se emite-se recibe-se emite, de manera permanente. Sin embargo, no todas las respuestas se dan de manera inmediata y con la misma intensidad, ya que el receptor en turno puede no responder de manera directa, y tal vez no responder jamás. En tal caso de trataría de información latente que podría tener o no respuesta de los receptores, ya sea en el corto o largo plazo, y de manera directa o indirecta con el emisor original.

Con base en estos principios, se entenderá por emisor la persona o institución que emite mensajes, y receptor o audiencia quien los recibe, provocándose determinada influencia reciproca entre las partes al momento de la retroalimentación que se dé, es decir, cuando se establezca la comunicación.

1.2  Tipos de exposición.

Las formas de exponer ante públicos pequeños, medianos, grandes, y a nivel masivo pueden clasificarse en cuatro, según sugieren Monroe y Ehninger (1975), y son las intervenciones leída, de memoria, improvisación, y extémpore o integral, que es una combinación de los tres anteriores. Vamos a sus análisis.

Exposición leída.- Es aquella a donde el orador lee su trabajo bien presentado, respetando las normas de redacción (VIVALDI, 1990), con velocidad controlada y variable, modulando su voz adecuadamente, y sin perder contacto visual con sus oyentes a lo largo de toda su disertación (ver capitulo segundo de este trabajo). Además de esto, el contenido debe ajustarse lo más posible a un tiempo predeterminado, de tal manera que diga todo lo que tiene que decir de una manera concisa, siguiendo un orden lógico y equilibrado, tanto imparcial como parcial en la argumentación. (Ver capitulo tercero de esta obra).

¿Cómo medir el espacio y el tiempo de una exposición leída? Especial atención merecen estos dos aspectos en la lectura de textos, lo cual es relativamente simple de resolver. En cuanto a espacio, no se cuentan las palabras sino las letras, signos, y espacios entre palabras que componen una “línea” o renglón. Por otra parte, la velocidad puede controlarse. Por ejemplo, si ahora escribo: “la disciplina personal, un buen principio para alcanzar las metas anheladas”, estoy hablando de un renglón que contiene 78 “golpes”, incluyendo las comillas y la coma al final de la frase, y puedo leerlo con velocidades premeditadas

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Antes de seguir con este tema, debo aclarar que la referencia tipográfica en la que me estoy basando para escribir el ejemplo anterior es Arial 12 puntos, de Microsoft Word, en formato justificado, dejando centrado el texto en hoja tamaño carta, 2.5 centímetros en márgenes superior, inferior, y derecho, y 3.5 centímetros de margen izquierdo, para encuadernación. Estas medidas son las mismas que ahora uso en este trabajo, las cuales sugiero ampliamente para mis lectores, pues es una presentación centrada, y es una topografía de buen tamaño y suficientemente clara, lo cual facilita su manejo al leer textos.

Continuando con este apartado sobre la velocidad de lectura, propongo tres tipos: lento, intermedio, y rápido. Aunque son arbitrarios, los he probado durante muchos años en mi persona y con los alumnos, y coinciden con la observación que he realizado de decenas de hombres y mujeres de la vida publica y privada, quienes los emplean en forma rutinaria en sus diversos oficios, ya sea en forma consciente o no, pero que dan buenos resultados a la hora de convencer.

La velocidad lenta no significa adormecer al auditorio, sino que tiene un sentido de aclarar en forma especial los argumentos o citas de nuestra exposición que deseamos tengan mayor un mayor impacto reflexivo en los receptores, haciéndolo espaciadamente a propósito, pero sin caer en el tedio.

Durante la intervención leída podemos emplear este recurso las veces que consideremos necesarias. La velocidad lenta al leer puede estandarizarse, para el rango de 75 a 80 “golpes” por línea, en un tiempo promedio de 8 segundos.

La velocidad intermedia significaría ir más de prisa que la anterior, logrando un tiempo promedio de 6 segundos por renglón.

La velocidad rápida puede ejercerse, para el mismo caso, en un promedio de 4 segundos por línea.

Si sumamos las tres velocidades (18 segundos), y luego las dividimos entre tres, obtenemos 6 segundos en promedio. Esto quiere decir que en una lectura normal, de una o varias hojas, con las características ya señaladas de tipografía y formato, nuestra velocidad promedio por línea será de 6 segundos, ya que a veces leeremos lento, otras rápido, y otras mas usaremos ritmos intermedios.

Cabe señalar que para los tres tipos de velocidad de lectura, el expositor deberá tomar en cuenta la capacidad de asimilación de sus oyentes. Para públicos mas grandes, digamos mas de 500 personas, es preferible hablar más tiempo en forma pausada, pues así la recepción será mas precisa; al aumentar el publico, existe mayor interferencia ocasionada por distintos ruidos; al hablar pausado, el mensaje se escuchara con suficiente claridad y con mayores probabilidades de que sea comprendido en su mayor parte.

El uso de micrófonos es muy común ante audiencias con mucho público, por lo que deben utilizarse convenientemente. Este tema se tratara en la tercera parte de esta capitulo.

Exposición de memoria.- Todavía en los años sesenta del siglo anterior era común que los profesores de escuelas primarias y secundarias públicas dejaran a sus alumnos tareas de memorización de varias paginar de un día para otro, ya que los mentores exigían de esta forma el avance de sus programas, y la calificación parcial de los educandos.

Hoy día se sigue practicando esto en el ambiente escolar, pero tiene el inconveniente de que la información ampliar grabada al pie de la letra tiende a borrarse de la memoria muy rápido. De esta forma, días o semanas después, los estudiantes ya no recuerden lo que aprendieron; hubo buenas notas luego del examen, pero al paso del tiempo lo que se memorizo quedara en el olvido.

En libretos para cine, telenovelas, teatro, se requieren memorizar buena parte de los contenidos, pero se tiene la ventaja de los “apuntadores” que, con micrófonos y audífonos inalámbricos se comunican con los actores para corregir los errores que se presentan. Los mismos diálogos del libreto permiten darle cierta continuidad a los parlamentos de los actores y actrices, pues si uno dice algo, el interlocutor ya sabe que contestar, y así se da una interdependencia y una relativa facilidad para memorizar los textos. Sin embargo, existen actores y estudiantes que en forma brillante memorizan largos monólogos.

Para fines prácticos, no recomiendo la memorización de gran cantidad de párrafos, pero si fuera preciso memorizar algunos, es conveniente no aturdirse con aprenderlos al pie de la letra; pueden cambiarse algunas palabras por otras sinónimas, y también cambiar el orden de las mismas, siempre y cuando, para ambos casos, no se tergiverse el sentido original del texto ni su lógica.

Por otra parte, no podemos prescindir la memoria, pues la vida cotidiana en sus diversos escenarios nos obliga a retener datos de personas, calles, cifras, procesos, informes confidenciales, notas, fechas, citas de autores, secuencias técnicas y mecánicas, protocolos, referencias comparativas, anécdotas, hechos históricos, estadísticas, y otros más.

Con base en lo anterior, un discurso memorizado comprende la elaboración de un trabajo muy bien escrito y organizado (ver capitulo tercero) que debe leerse decenas de veces, al igual que  la exposición leída, antes de pasar frente al auditorio. La diferencia en la forma de exponer entre ambos formatos (leído y memorizado), es que en el leído contamos con el apoyo en su totalidad del texto, mientras que en el otro  nos disponemos de nota alguna, ni tarjeta, ni apuntador, sino simplemente lo que almacenamos en el cerebro.

Una de las exigencias de la exposición memorizada consiste en decirlo con naturalidad y seguridad, de tal suerte que se mas convincente lo que se diga.

Exposición improvisada.- Este tipo de intervención es el mas difícil de lograr frente a cualquier auditorio. De hecho nadie improvisa del todo, sino que mas bien echamos mano de información veraz, verificable, así como de experiencias personales con las que disponemos, y que luego expresamos de acuerdo a una orden lógico, con una secuencia apropiada (ver capítulos tercero y quinto).

Al improvisar se conjugan con maestría el fondo y la forma, es decir el contenido y la manera de transmitir la información, y las propias ideas, a las personas que nos escuchan. A diferencia de las exposiciones leída y especialización, expresión corporal y mucha practica cerebral y oral.

Existen, según mi criterio, dos formas de improvisar: la espontanea y la hibrida. Se entiende por espontanea aquellas que se fundamenta en la inmediatez para dirigirse a un público, de tal manera que se cuenta en minutos la preparación mental y esquemáticas de lo que se va decir. En la hibrida, se dispone de horas y hasta unos días para estructurar y ensayar la exposición.

Para ambas presentaciones, el uso de material de apoyo audiovisual es optativo, y dependerá del tiempo previo disponible para obtenerlo, organizarlos, estudiarlo y ensayar con el, simultáneamente con el resto de la improvisación.

Exposición integrada.- También llamada extemporánea, esta modalidad conjuga cuatro elementos dinámicos que se van entrelazando de manera conveniente a lo largo de la intervención pública. Dichos componentes son la lectura de textos, memorizan de datos, improvisación de palabras, y el uso de materiales de apoyo, los cuales pueden ser de naturaleza auditiva, visual, táctil, olfativa, y gustativa, y representan un soporte didáctico que, si además es veraz, podrá ser mas significativo para convencer a diferentes tipos de audiencias.

Al realizar una exposición de esta naturaleza estamos llevando al cabo, con profesionalismo, una intervención formal de calidad,. En este sentido, las conferencias, las clases académicas frente a grupos, debates, paneles, seminarios, simposios, los informes de actividades, entre otros, son ejemplos de aplicación de esta modalidad.

Una de las bondades de esta presentación consiste en que se puede preparar con suficiente tiempo previo antes de disertar, y que además se presta para dejar una buena impresión entre el publico receptor, si tomamos en cuenta el arte y técnica de i integrando repetidamente los métodos de transmisión de datos de forma leída, memorizada e improvisada, acomodando con precisión los momentos de uso de materiales de apoyo convincente para ilustrar el tema que nos haya tocado exponer.

Los cuatro formatos expositivos descritos serán analizados con mayor detalle dentro del capitulo quinto del presente trabajo.

1.3  Los auditorios y los expositores.

Se entiende por auditorio al complejo que rodea el lugar físico a donde la gente acude o recibe información de parte de uno o más emisores, incluyendo a públicos cultural y geográficamente dispersos. Es un complejo por que se compone de varios aspectos, como son el edificio formal, los tipos de personas que acuden o escuchan los mensajes, la temática tratada, el ambiente emocional y fisiológico de los presentes, los aspectos técnicos como sonido y acústica, la iluminación y visibilidad entre los emisores y receptores, la ventilación, la comodidad del mobiliario, los apoyos didácticos, entre otros.

El lugar físico.- El edificio es muy importante para la interacción efectiva entre los emisores y los receptores. De preferencia las construcciones isópticas, es decir a donde existe un mejor contacto visual entre todos los presentes, son mejores que los de tipo plano, pues en estas ultimas las estaturas de los asistentes –tan variadas-, impiden o entorpecen la visibilidad mutua.

La comodidad del mobiliario resulta básica para que la audiencia pueda escuchar e interactuar con mayor soltura. Las butacas duras, metálicas, descompuestas, o poco ergonómicas, con una molestia para el público, e influyen en la calidad de la recepción de los mensajes.

Por otra parte, la ventilación y la iluminación del auditorio adquieren principal importancia si se desea un máximo de efectividad en el proceso comunicativo. Una buena ventilación garantiza que los asistentes oxigenen adecuadamente sus cerebros, pues de lo contrario, en un ambiente viciado por el bióxido de carbono – generado por el mismo público-, se propicia el adormecimiento y la falta de concentración de la audiencia, esta situación estaría en contra de las metas de los expositores, por lo que debe prevenirse en forma conveniente.

Dentro del mismo aspecto del edificio, la iluminación artificial o natural juega un papel esencial en la percepción de imágenes entre los receptores. La penumbra o un ambiente poco iluminando, impiden el contacto claro entre ponentes o asistentes, además que el material de apoyo, si hubiera, no podrá apreciarse correctamente si esta debe observarse bajo la iluminación del lugar. Si además de escuchar y observar se requiere escribir, el publico necesita suficiente luz para realizar sus observaciones y preguntas.

Aspectos técnicos de sonido y exposición.- entre más grande sea un auditorio, cerrado o abierto, con mayor razón deberán considerarse la acústica, la calidad del sonido, y los aparatos propios para exposición, como pantallas y sistemas audiovisuales, ya sean analógicos o digitales. Es necesario verificar el nivel de volumen en el área, a fin de que sea nítida la recepción, y hacer las pruebas  pertinentes antes del evento. Esto se aplica también para los aparatos de exposición audiovisual como pantallas medianas y “gigantes”, proyectores de video, acetatos, diapositivas, y de formatos clásicos de video y cine que aun se usan, pero que tienden a desaparecer.

El tamaño y tipo de fuente tipográfica son de mucha importancia si deseamos que la audiencia perciba correctamente los datos que le proyectamos. A mayor distancias, el tamaño de la fuente deberá ser mayor, a fin de que el publico con distancia, el tamaño de la fuente deberá ser mayor, a fin de que el publico con buena vista perciba correctamente el texto e imágenes mostradas; demasiado texto satura la percepción visual, y el publico se cansa y desespera, por lo que se recomienda que se redacten un máximo de tres ideas por imagen analógica o digital, con algún añadido en imagen y color, según se requiera.

Puede tomarse como referencia que la proyección de fuentes de 20 a 25 puntos en Arial, es bastante clara en distancias entre la pantalla y un espectador que este situado a 10 metros en línea recta. Antes de exponer un tema es preciso definir el tamaño de la fuente, acorde con la última fila del auditorio que se va a utilizar. El no hacer caso a esta necesidad, puede producir una falla en el interés de la audiencia, pues tanto el exceso de texto, como un tamaño muy pequeño de la fuente tienden a general distracciones entre los asistentes. De igual manera deben cuidarse los fondos y los colores de las letras; manejar contrastes apropiados es preferible a que se “pierdan” las letras e imágenes.

Especial atención merecen sónico y micrófonos. Los técnicos o encargados del equipo de sonido harán las pruebas de audio –antes del evento-, para asegurarse que el control de volumen, de graves y agudos este equilibrado; el ajuste apropiado de estos tres componentes del sonido permitirá asumir que el publico no tendrá exceso de agudos, de graves o de volumen, y que será nítida la recepción. Debe hacerse hincapié en la distancia que tendrán los oradores entre su boca y los micrófonos, según su tipo de voz; demasiada distancia, hará poco audible lo que digan. Si fuera muy corta, “golpeara” los oídos del publico y será poco clara la pronunciación de las palabras.

No esta por demás que los técnicos o ingenieros de sonido lleven cables, micrófonos y otros aditamentos extras, por si hubiera alguna situación que entorpezca la continuidad de las exposiciones. No debe improvisarse el equipo se sonido a ultima hora, pues arriesgarse el éxito de cualquier evento.

El público asistente.- La audiencia o el público son las personas que asisten a lugares cerrados, al aire libre, o través de medios de comunicación como la radio, la televisión y la Internet. Existen hoy día combinaciones comunes o donde diversos tipos de comunicación tienen lugar, lográndose una gran interactividad entre emisores y receptores. Por ejemplo se dicta una conferencia en un centro educativo, en un auditorio repleto, con más de 500 personas, pero la cobertura es mucho mayor, pues “en vivo” se transmite vía satélite a emisoras de radio y televisión. Así, el número original de receptores se multiplica geométricamente, es decir, que escuchan y ven, al mismo tiempo. Centenares de millones de hombres y mujeres el mismo programa.

Sin embargo se ha dicho que “cada cabeza es un mundo”, lo que significa que la percepción del mismo mensaje puede variar entre cada individuo, según sus intereses y disponibilidad de acción. Desde esta perspectiva estoy de acuerdo con el investigador de la comunicación Wilbur Schramm (USA, 1950)  quien afirmara que los receptores toman la información  del medio de difusión publica a su alcance, y que a menudo hacen algo con ella, además que la pueden distorsionar si así lo desean. De aquí surge la necesidad de escuchar la información de primera mano, como una conferencia, un congreso, o una noticia de la cual se es testigo o se transmite en el momento de los hechos.

Dentro del esquema audiencia, existe diversidad de criterios, formas de pensar, culturas, educación, formación y otros factores que pueden determinar el impacto de los mensajes orales y gráficos entre los receptores. Esto significa que debemos partir de un presupuesto ideológico de nuestro público objetivo antes de preparar y dirigir un mensaje. A este presupuesto se le llama empatía, o ponernos en el lugar del otro, argumento que sigue siendo valido hoy día, aunque haya sido acuñado por los clásicos norteamericanos de los cuarentas y cincuentas. En especial cito al pionero Harold Lasswell (USA, 1950).

La edad, el sexo, la cultura, la ideología, el momento histórico, el tema, el orador, el tipo de publico, la formación educativa, son intrínsecamente valioso para ser tomados como referencia antes de preparar una disertación publica. Un tratamiento correcto del mensaje y de códigos usados, permitirá obtener un mayor éxito en la intervención oral.

El lenguaje y el léxico que deberán emplearse estarán conforme al marco de referencia cultural, educativo, y especializado del público que va a escuchar. Resulta muy nocivo emplear palabras rebuscadas o demasiado técnicas ante audiencias que desconocen tales lenguajes, lo cual trae como consecuencia un rotundo fracaso en la asimilación de datos entres los receptores. En este sentido, y parafraseando al ilustra Abraham Lincoln, es mejor hablar en forma sencilla – para que todos entiendan- , y no hablar para si mismos, con ideas que los demás no van a comprender (Monroe y Ehninger, 1976).

El factor fisiológico.- El cansancio físico, al falta de sueño, el apetito que reclama alimento a la brevedad posible, son elementos fundamentales que deben tomar en cuenta el orador y los organizadores de eventos, pues en tales condiciones la asimilación de los mensajes queda en entredicho. De esta manera las personas asistentes de distraen fácilmente, se duermen, y ya no captan adecuadamente la información que se les envía, así que todo el esfuerzo realizado la víspera por los coordinadores y ponentes se desvía al vacio, generándose un desperdicio lamentablemente de tiempo, dinero y esfuerzo.

En la vida practica, se dice que ciertos astutos lideres políticos, sindicales y empresariales, aprovechan que sus seguidores están cansados o con fuerte apetito, para manipular la situación en que se toman decisiones, induciéndolos  a la aceptación de propuestas no del todo claras que, acicateados por la fuerza del instinto de conservación, los representados no se toman la molestia de analizar a fondo; con tal de irse a descansar o a comer, ya no tiene el empuje para discutir a fondo las iniciativas de sus lideres, quienes quedan en libertad para decidir arbitrariamente el futuro de sus representados.

En las asambleas, simposios, y congresos, es común que a las audiencias se les sature de información, lo cual tiende a ser perjudicial en cuanto a la asimilación de datos. No es difícil llegar a concluir que a mayor información, menor asimilación. Sabemos que demasiadas conferencias, una tras otra, con poco descanso, solo atiborra a las mentes. Es mejor seleccionar una o dos conferencias al día, pero que vayan combinadas con talleres y discusión, y descansos oportunos y entretenimiento, que emplear indiscriminadamente el clásico bombardeo informativo que, aun hoy día, se vive como marco de referencia para la mayoría de los eventos de tal naturaleza.

El factor emocional.- La personalidad o carisma del orador, y el tema a tratar son enormes oportunidades, desafíos o amenazas en la mente de los receptores. Cuando un personaje ya tiene aceptación reconocida entre diversas audiencias, es mas fácil que sea aceptado en cualquier otro lugar, y que sus ideas sean escuchadas con atención; se cree en el personaje, y se llega a aceptar lo que diga, aunque profiriera mentiras junto con verdades.

Por lo contrario, el expositor con mala fama o con una ideología distinta u opuesta a la de su publico meta. Tendera a sufrir mayor rechazo de la audiencia aun antes de que comience a disertar su tema, por lo que deberá cuidar mucho mejor su argumentación, léxico y tono emocional si desea alcanzar éxito en su intervención. El sentido esencial para hablar en publico es convencer con la verdad, y si las palabras y argumentos son falsos o parciales, seguramente que no habrá audiencias convencidas.

Así entonces el auditorio estará generalmente predispuesto hacia el orador y hacia el tema, pero también influirá el “clima psicológico” que se viva entre los receptores al momento de la exposición, especialmente si el tópico a tratar conlleva una fuerte carga política e ideológica. De cualquier manera, el expositor habrá de manejar con mucha prudencia el contenido de su tema, evitando la parcialidad en su argumentación.

Los públicos preparados de antemano sobre los temas o asuntos a tratar por los ponentes, conferencistas, oradores, líderes, siempre serán mejor que las que desconocen la información mínima. Es muy recomendable que los receptores reciban  o adquieran información básica sobre la temática a desarrollar dentro del evento antes de escuchar a un expositor, de esta forma se involucraran y comprenderán mucho mejor lo que ahí se diga, y los dispondrá para una posterior retroalimentación a donde interactúen con los emisores, en la sesión de preguntas y respuestas (parte que debería será obligatoria y completa en cualquier acto publico).

Para las exposiciones con diferentes contenidos temáticos, como son los de naturaleza histórica, científica, cultural, educativa, informativa, y también de entretenimiento, debe de mantenerse el criterio de equilibrar los pro y los contra (aspectos positivos y negativos), las ventajas y desventajas vistas por expertos, a través de fuente informativas veraces y que sostengan los argumentos a disertar, sin olvidar el material de apoyo como imágenes, gráficos, datos y testimonios. Esto favorecerá un clima de respeto hacia el orador en turno y su tema a exponer, situación que no impide que proponga al final, en especial al concluir y al exhortar, su valioso propio punto de vista, tan necesario para provocar la persuasión entre su audiencia.

No debe olvidarse que el orador es un líder y gestor del cambio social, y que sus palabras, actitudes y acciones influyen en la gente que los escucha. Cuando hablamos frente a los demás tenemos la certeza de que deseamos convencerlos de nuestro punto de vista, aun sin estar plenamente conscientes del alcance de las ideas que expresamos, influimos en las personas que reciben nuestros mensajes.

La influencia oral directa puede general respuestas manifiestas en actitudes y conductas de manera inmediata o mediata, incluyendo lo que tales receptores comentaran a terceros cuando se refieran al tema disertado. Esto quiere decir que habrá personas que no hayan asistido presentes en el, queden convencidos de los dicho, lográndose con esto una respuesta indirecta al tema disertado.